اگر وقت کمی برای بررسی عملکرد کافه یا رستوران خود دارید، این ۵ مورد را بررسی کنید: فروش روزانه، تعداد سفارشها، میانگین مبلغ هر فاکتور، ساعتهای شلوغ رستوران و غذاهای پرفروش. با بررسی همین چند عدد میتوانید بفهمید فروش چرا کم یا زیاد شده، چه زمانی به نیروی بیشتری نیاز دارید و کدام غذاها واقعاً برایتان درآمد ایجاد میکنند.
فرض کنید فروش امروز رستوران کمتر از همیشه بوده است. اولین سؤالی که به ذهن میرسد این است: «به خاطر خلوت بودن فروش امروز کم بود؟» اما خلوت بودن بهتنهایی پاسخ دقیقی نیست. شاید تعداد مشتریها کم شده، شاید هر مشتری کمتر خرید کرده یا شاید ساعتهای شلوغ را بهدلیل کمبود نیرو از دست دادهاید.
برای پیدا کردن دلیل واقعی، نیازی نیست حسابدار یا تحلیلگر باشید. کافی است چند عدد ساده را مرتب ببینید و با روزها و هفتههای قبل مقایسه کنید. این عددها در اصطلاح تخصصی «شاخص کلیدی عملکرد» یا KPI نامیده میشوند و در عمل همان گزارشهایی هستند که به شما میگویند حال کسبوکارتان چطور است.
در این مقاله توضیح میدهیم که یک مدیر رستوران، کافه یا فستفود باید کدام گزارشها را به طور مداوم بررسی کند، هر گزارش چه معنایی دارد و بعد از دیدن آن چه تصمیمی میتوان گرفت تا سود کافه یا رستوران افزایش یابد.
عددهایی که وضعیت واقعی رستوران را نشان میدهند
بسیاری از مدیران زمانی سراغ گزارشها میروند که فروش افت کرده یا دخلوخرج با هم نمیخواند. در حالی که گزارشگیری زمانی مفید است که به یک عادت همیشگی تبدیل شود؛ نه کاری که فقط هنگام بروز مشکل انجام میدهیم.
برای مثال، دانستن مبلغ فروش روزانه خوب است؛ اما بهتنهایی چیز زیادی به شما نمیگوید. باید بدانید این فروش از چند سفارش به دست آمده و میانگین مبلغ هر سفارش چقدر بوده است.
فرض کنید فروش این هفته ۲۰ درصد بیشتر شده است. این افزایش میتواند دو دلیل داشته باشد:
- مشتریهای بیشتری داشتهاید.
- هر مشتری مبلغ بیشتری خرید کرده است.
این دو حالت از نظر مدیریتی یکسان نیستند. در حالت اول ممکن است تبلیغات یا موقعیت مکانی باعث جذب مشتری شده باشد. در حالت دوم شاید افزایش قیمت، فروش نوشیدنی و دسر یا پیشنهادهای کارکنان مؤثر بوده باشد.
اطلاعات لازم معمولاً از نرمافزار صندوق فروش رستوران به دست میآید. اگر سفارشها بهدرستی ثبت شوند، میتوانید فروش، تعداد سفارش، ساعتهای شلوغ و غذاهای محبوب را بدون محاسبه دستی ببینید. اطلاعات مربوط به مراجعه دوباره مشتریان نیز از باشگاه مشتریان به دست میآید.
۵ عدد مهمی که هر مدیر رستوران باید بداند
برای شروع، همین پنج مورد کافی است. بیشتر رستورانها، کافهها و فستفودها میتوانند این اطلاعات را مستقیماً از گزارش صندوق فروش خود دریافت کنند.
۱. امروز چقدر فروختهاید؟
فروش روزانه اولین عددی است که باید ببینید؛ اما بهتر است آن را با روزهای مشابه مقایسه کنید. مقایسه فروش یک شنبه با جمعه معمولاً نتیجه مفیدی ندارد، چون رفتار مشتریان در این دو روز متفاوت است.
فروش امروز را با همان روز در چند هفته گذشته مقایسه کنید. اگر فروش کمتر شده، این سؤالها را بپرسید:
- تعداد مشتریها کمتر شده یا مبلغ خریدشان؟
- هوا، تعطیلی یا اتفاق خاصی روی فروش اثر گذاشته است؟
- سفارشهای حضوری کم شدهاند یا سفارشهای بیرونبر؟
- در شیفت شلوغ با کمبود نیرو یا تأخیر روبهرو بودهایم؟
بهجای جمله کلی «امروز خلوت بود»، به دنبال دلیل قابل بررسی باشید.
۲. هر مشتری بهطور میانگین چقدر خرید میکند؟
برای محاسبه میانگین مبلغ فاکتور، فروش کل را بر تعداد فاکتورها تقسیم کنید.
میانگین مبلغ فاکتور = فروش کل ÷ تعداد فاکتورها
برای مثال، اگر فروش روزانه ۳۰ میلیون تومان و تعداد فاکتورها ۱۰۰ عدد باشد، میانگین هر فاکتور ۳۰۰ هزار تومان است.
اگر تعداد مشتریها ثابت مانده اما میانگین فاکتور کمتر شده، احتمالاً مشتریها اقلام کمتری سفارش میدهند یا بیشتر به سراغ غذاهای ارزان رفتهاند. برای بهتر کردن این عدد میتوانید:
- نوشیدنی، پیشغذا یا دسر مناسب پیشنهاد دهید.
- چند ترکیب اقتصادی و جذاب در منو بسازید.
- غذاهای مکمل را در منوی دیجیتال کنار هم نمایش دهید.
- به کارکنان آموزش دهید بدون اصرار، پیشنهادهای مرتبط بدهند.
۳. رستوران چه ساعتی شلوغتر است؟
گزارش فروش ساعتی نشان میدهد بیشترین سفارشها در چه زمانهایی ثبت میشوند. دانستن ساعتهای شلوغ برای تنظیم شیفت کارکنان، آماده کردن مواد اولیه و جلوگیری از تأخیر بسیار مهم است.
اگر بیشتر سفارشها بین ساعت ۸ تا ۱۰ شب ثبت میشوند، بهتر است قبل از شروع این بازه:
- مواد پرمصرف آماده باشند.
- صندوق، سالن و آشپزخانه نیروی کافی داشته باشند.
- موجودی غذاهای پرفروش کنترل شده باشد.
- کارهای غیرضروری کارکنان به ساعت دیگری منتقل شود.
در مدیریت سفارش فستفود، چند دقیقه تأخیر در ساعت شلوغ میتواند باعث تجمع سفارش، نارضایتی مشتری و لغو خرید شود.
۴. کدام غذاها واقعاً فروش دارند؟
ممکن است غذایی در منو محبوب به نظر برسد، اما گزارش فروش چیز دیگری نشان دهد. به همین دلیل بهتر است حداقل ماهی یک بار غذاها را بر اساس تعداد فروش مرتب کنید.
برای بررسی ساده منو، غذاها را در سه گروه قرار دهید:
- پرفروشها: غذاهایی که مشتریان مرتب سفارش میدهند.
- فروش متوسط: غذاهایی که ظرفیت بهتر شدن دارند.
- کمفروشها: غذاهایی که بهندرت سفارش داده میشوند.
یک غذای کمفروش فقط فضای منو را اشغال نمیکند؛ ممکن است باعث خرید مواد اولیه اضافی، دورریز و پیچیدهتر شدن کار آشپزخانه نیز بشود.
قبل از حذف آن، نام، تصویر، قیمت، جایگاهش در منو و نظر مشتریان را بررسی کنید. گاهی تغییر عکس یا توضیح غذا فروش آن را بهتر میکند. اگر تغییری ایجاد نشد، حذف آن میتواند تصمیم منطقیتری باشد.
۵. چند نفر از مشتریان دوباره برمیگردند؟
مشتریای که دوباره به رستوران شما مراجعه میکند بسیار ارزشمند است. شما برای جلب اعتماد او یک بار هزینه و تلاش کردهاید و حالا احتمال خرید دوبارهاش بیشتر از یک مشتری ناآشناست.
برای تشخیص مشتریان تکراری باید هنگام سفارش، شماره موبایل یا اطلاعات باشگاه مشتریان ثبت شود. سپس میتوانید ببینید چند نفر دو بار، سه بار یا بیشتر از شما خرید کردهاند.
برای افزایش مراجعه دوباره میتوانید از روشهایی مانند هدیه تولد، امتیاز خرید، پیشنهاد مخصوص مشتریان قدیمی یا پیام یادآوری استفاده کنید. پیشنهادهای بیشتر را در مقاله راههای وفادار کردن مشتریان رستوران بخوانید.
| چه چیزی را بررسی کنیم؟ | هر چند وقت یکبار؟ | چه تصمیمی بگیریم؟ |
|---|---|---|
| فروش و تعداد سفارشها | هر روز | پیدا کردن افت یا رشد غیرعادی |
| میانگین مبلغ فاکتور | هر هفته | بهبود پیشنهادهای منو و فروش مکمل |
| ساعتهای شلوغ | هر هفته | تنظیم شیفت و آمادهسازی آشپزخانه |
| غذاهای پرفروش و کمفروش | هر ماه | اصلاح قیمت، منو یا مواد اولیه |
| مراجعه دوباره مشتریان | هر ماه | اجرای پیشنهادهای باشگاه مشتریان |
چطور هزینهها و سود رستوران را بهتر کنترل کنیم؟
بعد از اینکه بررسی گزارشهای ساده به عادت تبدیل شد، میتوانید سراغ هزینهها بروید. این بخش کمی به اطلاعات حسابداری و انبار نیاز دارد، اما تصویر دقیقتری از سود واقعی رستوران به شما میدهد.
چه مقدار از فروش صرف مواد اولیه میشود؟
برای محاسبه سهم مواد اولیه، هزینه مواد مصرفشده را بر فروش غذا تقسیم و نتیجه را در ۱۰۰ ضرب کنید.
درصد هزینه مواد = هزینه مواد مصرفشده ÷ فروش غذا × ۱۰۰
اگر این درصد بالا رفته باشد، ممکن است یکی از این مشکلات وجود داشته باشد:
- قیمت خرید مواد افزایش یافته است.
- اندازه پرسها یکسان نیست.
- دورریز یا مصرف ثبتنشده دارید.
- قیمت غذا با هزینه تولید آن هماهنگ نیست.
برای رسیدن به عدد قابل اعتماد، ورود و خروج مواد از انبار و میزان مصرف باید بهدرستی ثبت شود.
هر میز و صندلی چقدر برایتان درآمد ایجاد میکند؟
این موضوع برای رستورانها و کافههایی اهمیت دارد که ظرفیت سالن محدودی دارند. اگر میزها در ساعت شلوغ مدت زیادی اشغال بمانند، ممکن است مشتریان جدید را از دست بدهید.
البته نباید فقط به سرعت خالی شدن میز فکر کرد. نوع کسبوکار مهم است. طبیعی است که مشتری در یک کافه بیشتر از یک فستفود بنشیند. هدف این است که بین تجربه خوب مشتری و استفاده مناسب از ظرفیت سالن تعادل برقرار شود.
هزینه کارکنان با میزان فروش هماهنگ است؟
گاهی رستوران در ساعتهای خلوت نیروی اضافه دارد، اما در زمان شلوغی با کمبود نیرو روبهرو میشود. گزارش فروش ساعتی کمک میکند برنامه شیفت را بر اساس نیاز واقعی تنظیم کنید.
هدف لزوماً کم کردن نیرو نیست. هدف این است که نیروی کافی در زمان درست حضور داشته باشد؛ زیرا کمبود نیرو در ساعت شلوغ میتواند با کاهش کیفیت و از دست رفتن مشتری، هزینه بیشتری ایجاد کند.
آماده شدن هر سفارش چقدر طول میکشد؟
فاصله بین ثبت سفارش تا آماده شدن آن، یکی از مهمترین معیارهای کیفیت خدمت است. اگر از سیستم مدیریت سفارش آشپزخانه استفاده میکنید، ممکن است این زمان بهصورت خودکار ثبت شود. در غیر این صورت میتوانید چند سفارش را در هر شیفت بهصورت نمونهای زمانگیری کنید.
اگر یک غذا همیشه دیرتر آماده میشود، دلیل را بررسی کنید: روش پخت طولانی است؟ آمادهسازی اولیه کافی نیست؟ تجهیزات یا نیروی یک بخش کم است؟ پیدا کردن همین گلوگاهها میتواند سرعت کل آشپزخانه را بهتر کند.
یک مشتری ثابت در طول زمان چقدر ارزش دارد؟
ارزش یک مشتری فقط به خرید امروز او محدود نمیشود. مشتریای که هر ماه دو بار مراجعه میکند، در طول یک سال درآمد قابل توجهی برای رستوران ایجاد خواهد کرد.
با بررسی مبلغ خرید و تعداد مراجعات میتوانید مشتریان وفادار، خانوادههای ثابت محله یا مشتریان شرکتی را شناسایی کنید و پیشنهادهای مناسبتری برای آنها در نظر بگیرید.
کدام گزارشها را روزانه، هفتگی و ماهانه ببینیم؟
لازم نیست هر روز ساعتها درگیر گزارشها باشید. اگر زمان مشخصی برای بررسی آنها داشته باشید، چند دقیقه در روز و یک جلسه کوتاه در هفته کافی است.
| زمان بررسی | چه چیزهایی را ببینیم؟ | هدف چیست؟ |
|---|---|---|
| روزانه؛ حدود ۵ دقیقه | فروش، تعداد سفارش و مقایسه با روز مشابه | تشخیص سریع اتفاقهای غیرعادی |
| هفتگی؛ حدود ۳۰ دقیقه | میانگین فاکتور، ساعتهای شلوغ و غذاهای پرفروش | تنظیم شیفت، موجودی و برنامه فروش |
| ماهانه؛ یک تا دو ساعت | هزینه مواد، سود، تخفیفها، مشتریان تکراری و وضعیت منو | قیمتگذاری، بودجه و اصلاح منو |
گزارش فروش روزانه با گزارش مالی ماهانه فرق دارد. گزارش روزانه برای اداره بهتر شیفتها و فروش است؛ اما گزارش مالی هزینه مواد، حقوق، اجاره و سود نهایی را نشان میدهد. برای مدیریت درست رستوران به هر دو نیاز دارید.
اکسل بهتر است یا نرمافزار گزارشگیری؟
اگر یک رستوران کوچک دارید، ثبت فروش در اکسل میتواند شروع مناسبی باشد. مشکل زمانی آغاز میشود که اطلاعات با تأخیر یا اشتباه وارد شوند یا بخواهید فروش ساعتهای مختلف، غذاها و مشتریان را جداگانه بررسی کنید.
یک داشبورد یکپارچه اطلاعات را مستقیماً از سفارشهای ثبتشده دریافت میکند. در نتیجه نیازی نیست هر شب عددها را از روی صندوق در فایل دیگری بنویسید.
در پنل مدیریت رستوران رستورانیار میتوانید فروش، تعداد سفارشها، میانگین فاکتور، ساعتهای شلوغ و غذاهای پرفروش را مشاهده کنید. اطلاعات هر مجموعه بهصورت جداگانه نمایش داده میشود و در حال حاضر داشبورد تجمیعی برای مقایسه چند شعبه وجود ندارد.
چکلیست هفتگی مدیر رستوران
این فهرست را ذخیره یا چاپ کنید و هفتهای یک بار مرور کنید:
- فروش این هفته را با هفته قبل و روزهای مشابه مقایسه کردم.
- تعداد سفارش و میانگین مبلغ فاکتور را جداگانه دیدم.
- ساعتهای شلوغ را بررسی و شیفت هفته آینده را تنظیم کردم.
- ۱۰ غذای پرفروش و ۵ غذای کمفروش را دیدم.
- تخفیفها، سفارشهای لغوشده و موارد غیرعادی را بررسی کردم.
- وضعیت مراجعه دوباره مشتریان را مرور کردم.
- برای هفته آینده یک اقدام مشخص انتخاب کردم.
- نتیجه را با مدیر سالن یا مسئول آشپزخانه در میان گذاشتم.
اقدام هفتگی باید روشن و قابل اندازهگیری باشد؛ برای مثال «آموزش پیشنهاد نوشیدنی به کارکنان» یا «بررسی علت کاهش فروش برگر»، نه جمله کلی «باید فروش را بیشتر کنیم».
پنل رستورانیار دلاویتا چه گزارشهایی در اختیار مدیر قرار میدهد؟
گزارشهای رستورانیار دلاویتا مستقیماً از سفارشهای ثبتشده ساخته میشوند. مدیر مجموعه میتواند این اطلاعات را مشاهده کند:
- فروش روزانه یا فروش در یک بازه زمانی
- تعداد سفارشها و میانگین مبلغ فاکتور
- فروش ساعتی و زمانهای شلوغ
- پرفروشترین غذاها و محصولات
- تفکیک سفارشها بر اساس ۱۲ وضعیت مختلف
- خروجی اکسل از گزارش مدیر
- مشتریان برتر، مجموع خرید و تعداد مشتریان دارای ۲، ۳ یا ۵ خرید و بیشتر
برای مشاهده امکانات رستورانیار دلاویتا میتوانید از دمو و ثبتنام رایگان استفاده کنید یا قیمت پلنهای رستورانیار را ببینید.
مدیریت رستوران فقط به تجربه و حضور در سالن محدود نمیشود. تجربه زمانی نتیجه بهتری میدهد که با اطلاعات واقعی همراه باشد. لازم نیست از روز اول همه گزارشها را بررسی کنید. از سه عدد ساده شروع کنید: فروش، تعداد سفارش و میانگین فاکتور. آنها را چند هفته مرتب ببینید و هر بار فقط یک تصمیم مشخص بر اساسشان بگیرید.
سؤالهای متداول
یک مدیر رستوران باید هر روز چه گزارشهایی را ببیند؟
فروش روز، تعداد سفارشها و میانگین مبلغ هر فاکتور برای بررسی روزانه کافی است. این سه عدد نشان میدهند فروش کم یا زیاد شده و این تغییر از تعداد مشتریها بوده یا مبلغ خرید آنها.
چطور بفهمیم فروش رستوران واقعاً بهتر شده است؟
فروش را با روز مشابه در هفتههای قبل مقایسه کنید. سپس تعداد فاکتورها، میانگین مبلغ فاکتور و میزان تخفیف را ببینید. افزایش فروش همراه با تخفیف سنگین لزوماً به معنای افزایش سود نیست.
میانگین مبلغ فاکتور چگونه محاسبه میشود؟
فروش کل را بر تعداد فاکتورها تقسیم کنید. برای افزایش آن میتوانید نوشیدنی و دسر مناسب پیشنهاد دهید، بستههای ترکیبی بسازید و محصولات مکمل را در منو کنار هم نمایش دهید.
چطور غذاهای پرفروش و کمفروش را پیدا کنیم؟
گزارش فروش به تفکیک محصول را از نرمافزار صندوق بگیرید و غذاها را بر اساس تعداد فروش مرتب کنید. غذاهای انتهای فهرست را از نظر نام، تصویر، قیمت و جایگاهشان در منو بررسی کنید. اگر پس از اصلاح همچنان فروش نداشتند، حذف آنها را در نظر بگیرید.
ساعتهای شلوغ رستوران چه کمکی به مدیریت میکند؟
با گزارش فروش ساعتی میتوانید زمانهای پرترافیک را پیدا کنید و تعداد کارکنان، آمادهسازی مواد و موجودی غذاهای پرفروش را بر همان اساس تنظیم کنید.
چطور تعداد مشتریان ثابت رستوران را اندازه بگیریم؟
برای این کار باید مشتری با شماره موبایل، کارت یا عضویت در باشگاه مشتریان شناسایی شود. سپس میتوانید تعداد افرادی را ببینید که در یک بازه زمانی دو بار یا بیشتر خرید کردهاند.
برای گزارشگیری رستوران اکسل کافی است؟
اکسل برای شروع و یک مجموعه کوچک قابل استفاده است. با بیشتر شدن سفارشها، شیفتها یا شعب، ورود دستی اطلاعات وقتگیر و خطاپذیر میشود. در این شرایط نرمافزار یکپارچه گزارشها را سریعتر و دقیقتر در اختیار مدیر قرار میدهد.
رستورانیار دلاویتا چه گزارشهایی را خودکار نمایش میدهد؟
فروش روزانه و دورهای، تعداد سفارشها، میانگین فاکتور، فروش ساعتی، پرفروشترین محصولات، وضعیت سفارشها، خروجی اکسل و اطلاعات مربوط به مشتریان برتر و تکراری و ... در پنل مدیر نمایش داده میشود.
رستورانیار را رایگان امتحان کنید
با اشتراک تستی، تمام امکانات نرمافزار مدیریت رستوران را بدون ریسک بررسی کنید.